Johdon ohjausjärjestelmät strategian implementoinnin tukena

Strategia kuvaa sitä, miten organisaatio pyrkii kohti tavoitteitaan. Strategian avulla hallitaan tietoisesti organisaation ulkoisia ja sisäisiä tekijöitä siten, että saavutetaan kannattavuus- ja jatkuvuustavoitteet. Keskeinen strategiaan liittyvä trendi on ihmiskeskeisyys. Valta on siirtynyt organisaatioilta ihmisille. Asiakkailla on valinnanvaraa siinä, minkä yrityksen tuotteita ostavat, samoin kuin asiantuntijat hakeutuvat parhaimpiin työpaikkoihin. Edes ylin johto ei välttämättä osaa viestiä yrityksensä strategiaa – työntekijöistä puhumattakaan. Koska työntekijät eivät tunne strategiaa, heillä ei ole suuntaviivoja toiminnalleen ja työ on tehotonta. Siksi perinteinen strategiatyö kaipaa muutosta. Strategia on luotava yhteistyössä sidosryhmien kanssa ja sen on synnytettävä lisäarvoa omistajien lisäksi myös mm. asiakkaille ja työntekijöille. Ihmisläheinen ja tehtäväkeskeinen strategia sitouttaa resurssit kohti selkeitä tavoitteita. Samalla strategia kannustaa itseohjautuvuuteen: henkilöstö saa tehdä työtään koskevia päätöksiä, jotka tukevat strategiaa. [3]

Strategian suunnittelun jälkeen se implementoidaan johdon ohjausjärjestelmillä. Niiden avulla organisaation jäsenet ohjataan toteuttamaan strategiaa ja tarvittaessa toimintaa muutetaan niin, että organisaation tavoitteet voidaan saavuttaa. Johdon ohjausjärjestelmien avulla viestitään strategia organisaation kaikille tasoille ja seurataan sen toteutumista erilaisilla suorituksenmittaus- ja valvontajärjestelmillä. Henkilöstö ymmärtää, mitä tavoitteita organisaatiolla on ja mitkä heidän vastuualueensa ovat niiden saavuttamiseksi. Samalla johto huolehtii, että resursseja on riittävästi ja niitä hyödynnetään tehokkaasti tavoitteiden saavuttamiseksi. Johdon ohjausjärjestelmät ovat siis informaatioon perustuvia käytäntöjä, joilla ohjataan organisaation toimintaa. Ne voivat olla esimerkiksi järjestelmiä, säännöstöjä, toimintatapoja ja arvoja. [2]

[5]

Balanced Scorecard -suorituskykymittaristo

Balanced Scorecard on Kaplanin ja Nortonin kehittämä kokonaisvaltainen toiminnanohjauksen menetelmä vuodelta 1992. BSC:n avulla luodaan organisaation strategisten tavoitteiden mukaiset suoritusmittarit, ja se on yleisesti yritysten käytössä strategian jalkauttamisessa. BSC:n avulla organisaation strategia muutetaan tavoitteiksi ja mittareiksi, joita lähdetään toteuttamaan. BSC koostuu neljästä liiketoiminnan osa-alueesta, joita ovat taloudellinen-, asiakas-, sisäisten prosessien- sekä oppimis- ja kasvunäkökulmat. Rahamääräisten tavoitteiden lisäksi huomioidaan siis laadullisia tavoitteita. Kullekin näkökulmalle laaditaan noin 5-10 tavoitetta, joiden pohjalta kehitetään keinoja tavoitteisiin pääsemiseksi. Tavoitteita asetetaan lyhyellä ja pitkälle aikavälille, koska päämääränä on strategian toteuttaminen. BSC auttaa organisaatiota koordinoimaan resursseja eri yksiköiden välillä ja lisää työntekijöiden vastuuta strategian toteuttamisesta. Samalla se välittää tietoa organisaation jäsenten kesken. BSC selkeyttää syy-seuraussuhteita mitattujen ominaisuuksien ja tavoitteiden saavuttamisen välillä. Strategia muuttuu työntekijöillekin konkreettisemmaksi, jolloin kommunikaatio organisaation sisällä tehostuu. Kaikki priorisoivat resurssinsa strategian toteuttamiseen. [1]

Levers of Control -viitekehys

Robert Simonsin kehittämän teorian mukaan johdon ohjausjärjestelmiin kuuluu neljä osa-aluetta: diagnostiset-, interaktiiviset-, uskomus- ja rajoitejärjestelmät. Uskomusjärjestelmillä henkilöstö sitoutetaan organisaation arvoihin. Rajoitteet puolestaan tarkoittavat sääntöjä ja raja-arvoja, joilla jäsenten toimintaa rajoitetaan. Diagnostisten ohjausjärjestelmien avulla johto seuraa tavoitteiden toteutumista ja pyrkii korjaamaan mahdollisia poikkeamia. Niiden avulla siis implementoidaan ja kommunikoidaan strategia kaikille organisaatiotasoille. Diagnostisiin järjestelmiin kuuluu esimerkiksi budjettien laatiminen ja valvonta eri organisaatiotasoilla, samoin kuin suoritusmittaus- ja palkitsemisjärjestelmät, joilla motivoidaan tavoitteiden saavuttamiseen. Interaktiivisten ohjausjärjestelmien kautta informaatio kulkee johdon ja henkilöstön välillä kaikkiin suuntiin. Tarkoitus on, että organisaation jäsenet oppivat toisiltaan. Johto saa järjestelmien kautta alaisten ajattelusta ja toiminnasta olennaista tietoa, jota voidaan käyttää vaikkapa strategian muokkaukseen. Usein parhaat ideat tulevat juuri työntekijöiltä, koska heillä on käytännön tietoa sisäisistä prosesseista. Johdon tasolta puolestaan kommunikoidaan selkeästi henkilöstölle organisaation kriittisistä menestystekijöistä. [2]

[4]

Usein organisaatioissa suositaan diagnostisia ohjausjärjestelmiä, koska niiden tuottamaa informaatiota on helppo tulkita ja hyödyntää päätöksenteossa. Diagnostiset järjestelmät, kuten poikkeamaraportit, eivät vaadi johdon jatkuvaa panosta. Niille keskeistä on tavoitteiden asettaminen ja seuranta. Interaktiivisten järjestelmien käyttämiseen vaaditaan enemmän johdon huomiota ja niiden tuottamaa tietoa on osattava tulkita oikein. Johdon ohjausjärjestelmiä käytetään strategiseen kommunikointiin ja ohjaamiseen, joten niiden on oltava selkeitä eikä niitä kannata valita liian monta. Levers of Control -viitekehystä tarkastellaan tarkemmin vielä myöhemmässä blogipostauksessa.[2]

Emilia Kaapeli

Lähteet:

[1] Kefe, Irem (2019) The Determination of Performance Measures by Using a Balanced Scorecard Framework. Foundation of Management, Vol. 11 (2019), Turkey.

 [2] Simons, Robert (2000) Performance Measurement & Control Systems for Implementing Strategy: Text & Cases. International Edition, Pearson Education International. New Jersey, United States of America. 207–226.

[3] Törrönen Veikko (2020) kreapal.fi/blogi Yrityksen strategia 2020-luvulla 19.2.2020. <https://www.kreapal.fi/blogi/yrityksen-strategia-2020-luvulla/>, haettu 23.2.2020.

Kuvat:

[4] https://www.researchgate.net/figure/Levers-of-control-Source-Simons-1999-p-7_fig1_238324881

[5] https://www.kreapal.fi/blogi/yrityksen-strategia-2020-luvulla/